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一、依據:

依檔案法、其相關子法、行政程序法、政府資訊公開法、檔案法施行細則、檔案閱覽抄錄複製收費標準及國家發展委員會檔案管理局編印之「機關檔案管理作業手冊」辦理有關檔案應用申請、閱覽抄錄複製。

二、目的:

為配合行政資訊公開政策及促進本院檔案開放與應用功能,並落實檔案安全維護及健全檔案管理機制,特訂本作業要點,供本院各單位及有需求檔案應用之民眾參照與執行。

三、開放對象:

(一)中華民國國民(不包括大陸地區人民、香港及澳門居民)。

(二)依法在中華民國設有事務所、營業所之本國法人、團體。

(三)外國人(以其本國法令未限制中華民國國民請求提供其行政資訊者為限)。

四、作業範圍:

凡向本院申請檔案閱覽、抄錄或複製及提供應用之相關作業及程序(含應用申請、申請審核及回覆全般事項)。

五、檔案應用申請:

(一)民眾閱覽、抄錄或複製本院檔案,應先填具申請書(如附件1),或以書面載明下列事項:

  1. 申請人姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體,其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所。
  2. 有代理人者,其姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號;如係意定代理者,並應提出委任書;如係法定代理者,應敘明其關係。
  3. 申請項目。
  4. 檔案名稱或內容要旨。
  5. 檔號(及總檔案號碼)。
  6. 申請目的。
  7. 有使用檔案原件之必要者,其事由。
  8. 申請日期。

(二)民眾申請檔案應用,得先自行查詢檔案目錄及於確認其應用檔案範圍後逐一將檔案檔號(總檔案號)、檔名敘明,未敘明者不在借閱應用範圍之內,有關申請應用檔案未敘明部分,如為誤繕者,本院以另紙補正檔號、檔案名稱或內容要旨相關資料;無法依民眾所載事項確認者應請民眾補正資料。

(三)申請書得以親自持送或以書面通訊方式為之,其經電子簽章憑證機構認證後,亦得以電子傳遞方式申請。

六、申請審核與回覆:

(一)本院於收受民眾申請書後,應登入總收文號及依權責分送各業管承辦單位辦理。

(二)各業管承辦單位應辦事項:

  1. 依申請書所載事項,確認其正確性,如誤繕者,應補正檔號、檔案名稱或內容要旨等相關資料於申請書。
  2. 檢查申請案件是否符合規定,如有不合規定或資料不全者,應通知申請人於七日內補正;不能補正或屆期不補正者,得駁回申請。
  3. 受理申請後,應儘速辦理,並自受理日起15日內,以書面通知申請人審核結果,必要時得以延長至30日(延長期間不得逾15日),如有補正資料者,自申請人補正資料資料送達日起算。
  4. 依規定向檔案管理單位辦理檔案應用,以供檔案申請准駁之參考,並先擬妥申請審核表(如附件2),必要時簽會、函發該檔案所涉其他業管單位或召開審查研討會,徵詢其意見;檔案如有應限制公開或提供之部分,應先予註記後,呈該單位權責長官批示;各受會(文)單位應於受會或收辦七日內完成檔案審查及意見退會或函覆,以免延誤作業時效。
  5. 經審核准予應用檔案者,應將申請審核表回(函)覆申請人,並將申請審核表影本送檔案管理單位;經審查駁回者,除回(函)覆申請人外,應將申請審核表影本併同檔案送交檔案管理單位並辦理還卷手續。
  6. 如申請人以電子傳遞方式申請應用檔案或於申請書上註明電子傳遞位址者,申請審核表得以電子傳遞方式回覆之。
  7. 民眾申請書如非本院於職權範圍內所作成或取得者,除應說明其原因外,如確知檔案為其他機關或單位作成或取得者,應函轉該機關或單位辦理並副知申請人。

(三)民眾申請書如因機關組織裁、併或業務解除等因素,則由承辦(承繼)其業務之單位。致無業管承辦單位分辦時,責由本院檔案管理單位編成「檔案審核委員會」辦理相關審核與回覆事宜。

七、檔案應用:

(一)業管承辦單位應辦事項:

  1. 申請案件經核准者,應就核准應用項目於檔案應用約定日期前備妥檔案併同申請書影本、檔案應用簽收單(如附件3)及檔案應用須知(如附件4)放置一處待用。
  2. 核准應用之檔案如僅其一部分有應限制公開或提供之情形,應採「分離原則」,去除不得公開部分,就其他部分公開或提供之,在不影響資料判讀原則下,得以下列方式處理:
    (1)檔案可拆卷者,將不宜公開之部分抽離後提供應用。
    (2)檔案不可拆卷者,將不宜公開之部分適當隠藏或遮蓋後影印提供應用。
  3. 檔案部分抽離或遮蓋情形應註記於檔案應用簽收單告知申請人。
  4. 檔案提供申請人應用前,應先將檔案應用須知及應用簽收單交申請人詳閱及完成簽章後,再將檔案交付應用。
  5. 如需提供申請人檔案複製郵寄服務者,應先收取申請人繳交之手續費、郵資、耗材及複製費用後,將檔案複製品併同收據寄交申請人並辦理還卷手續。
  6. 依檔案法第21條規定之「檔案閱覽、抄錄及複製收費標準」(如附件5)。

(二)申請人應注意及辦理事項:

  1. 於收到核准應用檔案通知後,應於約定時間二個月內至本院指定處所,主動出示本院通知(函)、申請審核表及身分證明文件,並依程序完成登記後,始得進入檔案閱覽處所;如無法依約定時間履行,應主動與本院承辦人員連絡及協調應用時間,以利先期備妥檔案以供應用。
  2. 檔案應用前,應先詳閱本院提供之檔案應用須知及應用簽收單,並完成簽章後,始得應用;應用費用依本院檔案閱覽、抄錄及複製收費標準收取。
  3. 閱覽或抄錄檔案,應保持檔案資料之完整,並不得有下列行為:
    (1)添註、塗改、更換、抽取、圈點、污損檔案或黏添任何附加物品。
    (2)拆散已裝訂完成之檔案。
    (3)以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。

(三)申請人於閱覽或抄錄檔案時,如有發生前項3所列情形者,本院應停止其閱覽或抄錄;其涉及刑事責任者,移送檢察機關偵辦。

八、還卷:

(一)業管承辦單位應辦事項:

  1. 檔案應用完畢,應當場檢視申請人歸還檔案之完整性及是否有不當破壞情形;如有污損、破壞等不當使用情形,應於檔案應用簽收單註記後,並依檔案法第26條及相關規定辦理。
  2. 如申請人未能於當日應用檔案完畢者,應於檔案簽收單註記應用情形後,先辦理還卷並與申請人另約定日期再行調閱應用。
  3. 檔案應用完畢歸還經點收無訛後,應於檔案應用簽收單上註記還卷及將乙聯交付申請人收執;並依機關檔案閱覽、抄錄及複製收費標準收取相關費用及開立收據併同檔案複製品,交予申請人。
  4. 應將檔案應用簽收單併同應用之檔案,依規定向檔案管理單位辦理還卷手續。

(二)申請人應用檔案應於本院所提供之服務時間(當日)內歸還及配合前項各點辦理。

九、檔案應用統計:

(一) 本院檔案管理單位應依申請審核表影本及檔案應用簽收單影本所載統計檔案申請應用情形。

(二)檔案管理單位應每月就民眾申請檔案應用人次、用途、分類及准駁情形依表統計(如附件6),並作成紀錄備查。

(三)檔案管理單位應每年就民眾申請檔案應用人次、用途、分類及准駁情形數量依表完成統計,並報國防部軍醫局核備及列入年度督考項目察查。

十、本院機關檔案供民眾應用作業流程圖(如附件7)。

十一、其他:

(一) 本院應依相關規定及業務權責分層負責表,律定本院檔案應用核定權責表。

(二) 本院應就業務特性,律定供民眾應用檔案之時間及檔案閱覽、抄錄及複製之處所;並詳註前往之交通路線及資訊。

(三) 本院得依本作業要點,完成上網公告事宜。

(四) 本院所設之「民眾查詢檔案閱覽室」空間規劃與設施準備,請參照國家發展委員會檔案管理局編印「機關檔案管理作業手冊」第四章『檔案閱覽處所』(4.4.2)相關規定辦理。

(五)本要點如有未盡事宜,另令修訂之。

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